Podstawy prawne archiwizacji dokumentów finansowych
Archiwizacja faktur to nie tylko dobra praktyka biznesowa, ale również obowiązek prawny, którego zaniedbanie może prowadzić do poważnych konsekwencji. W polskim prawie, podstawę prawną dla przechowywania dokumentów księgowych, w tym faktur, stanowią przede wszystkim przepisy ustawy o rachunkowości. Zgodnie z nią, dowody księgowe przechowuje się w należyty sposób, aż do momentu ich zatwierdzenia do likwidacji przez kierownika jednostki. Kluczowe jest również rozporządzenie ministra finansów w sprawie obowiązkowych elementów faktury, które determinuje, jakie dane muszą być zawarte w dokumencie, aby był on ważny i mógł stanowić podstawę rozliczeń.
Jakie dane muszą być widoczne po zeskanowaniu faktury?
Proces skanowania faktur musi zapewnić zachowanie ich integralności i czytelności. Po zeskanowaniu, wszystkie dane zawarte na oryginalnej fakturze muszą być łatwo dostępne i zrozumiałe. Obejmuje to między innymi: dane sprzedawcy i nabywcy (nazwy, adresy, numery identyfikacji podatkowej – NIP), datę wystawienia i sprzedaży, nazwy towarów lub usług, ilości, ceny jednostkowe, stawki podatku VAT oraz kwoty należności brutto i netto. Szczególną uwagę należy zwrócić na czytelność wszystkich pieczątek i podpisów, które mogą być istotne z punktu widzenia kontroli podatkowej. Brak czytelności kluczowych danych może skutkować uznaniem dokumentu za nieważny.
Wymagania techniczne dotyczące skanowania faktur
Aby proces skanowania spełniał wymogi prawne i technologiczne, należy zwrócić uwagę na kilka kluczowych aspektów technicznych. Rozdzielczość skanowania powinna być odpowiednio wysoka, zazwyczaj rekomenduje się co najmniej 300 dpi (punktów na cal), aby zapewnić dobrą jakość obrazu i umożliwić łatwe odczytanie nawet drobnych czcionek. Format zapisu zeskanowanego dokumentu również ma znaczenie – najczęściej stosowane są formaty PDF lub TIFF, które zapewniają stabilność i możliwość archiwizacji metadanych. Ważne jest również, aby nie kompresować plików w sposób utrudniający odczytanie zawartych na nich informacji. Należy również rozważyć implementację systemów OCR (optycznego rozpoznawania znaków), które umożliwiają konwersję zeskanowanego obrazu na tekst, co znacząco ułatwia wyszukiwanie i analizę danych.
Okres przechowywania zeskanowanych faktur
Przepisy prawa określają również minimalny okres, przez który należy przechowywać dokumentację księgową. Zazwyczaj jest to pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono fakturę. W przypadku niektórych rodzajów dokumentów lub specyficznych transakcji, okres ten może być dłuższy. Po upływie tego terminu, dokumenty mogą zostać zarchiwizowane w formie elektronicznej lub w uzasadnionych przypadkach zniszczone, zgodnie z wewnętrznymi procedurami firmy i obowiązującymi przepisami. Dłuższe przechowywanie może być konieczne w przypadku dokumentów związanych z inwestycjami długoterminowymi lub sprawami spornymi.
Bezpieczeństwo i dostępność archiwum cyfrowego
Archiwizacja faktur w formie cyfrowej wymaga zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa i dostępności. Oznacza to ochronę danych przed nieautoryzowanym dostępem, utratą lub zniszczeniem. Rozwiązania takie jak szyfrowanie danych, regularne kopie zapasowe (backupy) oraz kontrola dostępu do systemu są kluczowe. Dostęp do archiwum powinien być umożliwiony tylko uprawnionym pracownikom, a ścieżka dostępu powinna być rejestrowana. Należy również zadbać o ciągłość działania systemu archiwizacyjnego, aby w razie potrzeby można było szybko odzyskać potrzebne dokumenty.
Systemy do skanowania i archiwizacji faktur
Na rynku dostępnych jest wiele systemów informatycznych dedykowanych do skanowania i archiwizacji faktur. Mogą to być zarówno proste rozwiązania chmurowe, jak i rozbudowane systemy zarządzania dokumentami (DMS – Document Management System). Wybór odpowiedniego systemu powinien być podyktowany wielkością firmy, specyfiką branży oraz budżetem. Dobry system powinien oferować funkcje takie jak: automatyczne rozpoznawanie danych z faktur (OCR), możliwość tworzenia kategorii i tagów, zaawansowane wyszukiwanie, zarządzanie wersjami dokumentów, workflowy akceptacyjne oraz integrację z innymi systemami księgowymi i finansowymi firmy. Inwestycja w profesjonalne oprogramowanie znacząco usprawnia procesy i minimalizuje ryzyko błędów.
