Badanie sprawozdania finansowego to kluczowy proces, który pozwala ocenić jego rzetelność i zgodność z obowiązującymi przepisami. Dla firmy poddającej się takiej weryfikacji, odpowiednie przygotowanie dokumentacji jest niezbędne do sprawnego przebiegu audytu. Zrozumienie, jakie dokumenty są wymagane, pomoże uniknąć opóźnień i zapewni płynną współpracę z biegłym rewidentem.
Podstawowe dokumenty finansowe
Pierwsza grupa dokumentów, którą należy zgromadzić, to podstawowe sprawozdania finansowe. Obejmują one przede wszystkim bilans, rachunek zysków i strat, rachunek przepływów pieniężnych oraz zestawienie zmian w kapitale własnym. Niezbędne są również polityka rachunkowości firmy, która szczegółowo opisuje przyjęte zasady ewidencji i wyceny aktywów i pasywów, oraz objaśnienia do sprawozdania finansowego, zawierające dodatkowe informacje i analizy. Biegły rewident będzie analizował te dokumenty, aby ocenić sytuację majątkową i finansową przedsiębiorstwa.
Dokumentacja księgowa i dowody źródłowe
Kolejnym istotnym elementem są kompletne księgi rachunkowe, obejmujące dziennik, księgę główną i księgi pomocnicze. Należy również przygotować wszelkie dowody księgowe, które stanowią podstawę zapisów w księgach. Mogą to być faktury sprzedaży i zakupu, wyciągi bankowe, dowody wewnętrzne, umowy, specyfikacje, rachunki, itp. Ważne jest, aby dowody te były kompletne, prawidłowo wystawione i odpowiednio zatwierdzone. Ewidencja środków trwałych wraz z dokumentacją ich nabycia, amortyzacji i ewentualnych odpisów aktualizujących, również jest kluczowa.
Dokumenty dotyczące podatków i zobowiązań
Badanie sprawozdania finansowego nie może pominąć kwestii podatkowych. Dlatego konieczne jest przygotowanie deklaracji podatkowych za badany okres oraz okresy poprzednie, jeśli mają one wpływ na bieżące rozliczenia. Należy również przedstawić zaświadczenia o braku zaległości podatkowych lub harmonogram spłat. Ważne są także wszelkie decyzje i postanowienia organów podatkowych, a także dokumentacja dotycząca rozliczeń z innymi instytucjami, takimi jak ZUS czy Urząd Skarbowy.
Umowy i porozumienia
W procesie badania sprawozdania finansowego istotne jest również przedstawienie wszystkich kluczowych umów, które mogą mieć wpływ na kształt finansów firmy. Obejmuje to umowy kredytowe i pożyczkowe, umowy leasingowe, umowy z dostawcami i odbiorcami, umowy o współpracy, a także umowy dotyczące transakcji z podmiotami powiązanymi. Biegły rewident będzie analizował te dokumenty pod kątem prawidłowości ich ujęcia w księgach oraz wpływu na wynik finansowy i sytuację majątkową firmy.
Dokumentacja dotycząca kapitału i majątku
Firma powinna również przygotować dokumenty związane z jej strukturą kapitałową i majątkiem. Należą do nich odpisy uchwał wspólników lub akcjonariuszy, dotyczące na przykład podziału zysku, zmiany kapitału zakładowego czy emisji nowych akcji. Ważna jest również dokumentacja dotycząca wszystkich nabyć i zbyć znaczących składników majątkowych, takich jak nieruchomości czy udziały w innych spółkach. Zestawienia inwentaryzacyjne oraz protokoły z przeprowadzonych inwentaryzacji również stanowią ważny element dokumentacji.
Informacje o systemach i kontroli wewnętrznej
Chociaż nie są to dokumenty w tradycyjnym sensie, biegły rewident może być zainteresowany opisem stosowanych procedur kontroli wewnętrznej, które pomagają zapewnić prawidłowość procesów księgowych i finansowych. Może to obejmować schematy przepływu dokumentów, instrukcje dotyczące obiegu dokumentów czy opis systemu zarządzania ryzykiem. Zrozumienie tych procesów pozwala biegłemu ocenić efektywność wewnętrznych mechanizmów zapobiegających błędom i nieprawidłowościom.
Dodatkowe dokumenty na żądanie biegłego rewidenta
Należy pamiętać, że lista ta nie jest wyczerpująca. W zależności od specyfiki działalności firmy oraz występujących transakcji, biegły rewident może poprosić o przedstawienie dodatkowych dokumentów lub wyjaśnień. Mogą to być na przykład analizy finansowe, prognozy, korespondencja z kluczowymi partnerami biznesowymi lub dokumentacja prawna dotycząca ewentualnych sporów sądowych. Kluczem do sukcesu jest otwarta komunikacja z biegłym rewidentem i gotowość do dostarczenia wszelkich potrzebnych informacji.
